Ловушка «всего 300 рублей за человека»
Тарифы за пользователя устроены так, чтобы цена звучала небольшой. Триста рублей в месяц - меньше двух чашек кофе, кто станет спорить.
Дальше происходит умножение, о котором на странице тарифов не пишут. Сорок человек - это 12 000 в месяц и 144 000 в год. Наняли пятерых - плюс 18 000 в год, и так с каждым наймом. Вы платите не за мессенджер, а за то, что компания растёт.
Цифры выше - пример для счёта; свою ставку возьмите из прайса того сервиса, который смотрите, и подставьте.
Что ещё попадает в счёт
Одной строкой дело не заканчивается. Проверьте четыре места, где деньги обычно прячутся.
Хранилище. Дешёвые тарифы дают несколько гигабайт на пользователя. Команда, которая обменивается макетами, сметами и фотоотчётами, съедает это за квартал, дальше идёт доплата.
Глубина истории. На младших тарифах переписка часто обрезается: старше девяноста дней недоступно. Компания при этом уверена, что «всё сохранено».
Функции по подписке. Аудио- и видеозвонки, интеграции, журнал действий администратора, вход по корпоративной почте - это регулярно живёт на старших тарифах.
Администрирование. Своё развёртывание на сервере компании стоит времени системного администратора: обновления, бэкапы, восстановление после сбоев. Если админа нет, эти часы кто-то покупает на стороне.
Считаем на сорока сотрудниках
Соберём годовую картину, подставьте свои значения.
Оплата за пользователя: 40 человек по 300 рублей - 144 000 рублей в год. Через год в компании 50 человек, значит, уже 180 000. Расширенное хранилище - ещё несколько десятков тысяч. Итого около 200 тысяч в год, и цифра растёт вместе с наймом.
Фиксированная подписка за компанию: наш корпоративный мессенджер стоит 5 990 рублей в месяц независимо от числа людей - 71 880 рублей в год. Хостинг, бэкапы, обновления и поддержка входят, отдельного администратора не нужно. Данные на серверах в России, что закрывает вопрос по 152-ФЗ.
Разница на сорока сотрудниках - примерно вдвое, и она увеличивается с каждым новым человеком. На команде в пять человек всё наоборот: там поштучная оплата дешевле, и мы это честно говорим.
Где поштучная модель выигрывает
Не будем делать вид, что фиксированная цена лучше всегда.
Маленькой команде до десяти человек поштучная оплата обычно обходится дешевле - платите ровно за тех, кто есть.
Сезонному бизнесу она тоже удобна: летом двадцать человек, зимой шесть, счёт сжимается вместе с командой.
Если компании нужна экосистема - почта, диск, документы, календарь одним пакетом, - крупные наборы сервисов дают это в одном счёте, и сравнивать надо пакет с пакетом, а не мессенджер с мессенджером.
Три вопроса, которые меняют счёт
Прежде чем сравнивать тарифы, ответьте на три вещи про свою компанию - от них зависит, какая модель вам подходит.
Сколько людей будет через год? Компания на сорок человек с планами роста и компания на сорок человек в стабильном состоянии - разные случаи. В первом поштучная оплата дорожает вместе с наймом, во втором остаётся предсказуемой.
Все ли сотрудники сидят в чатах? На производстве и в рознице половина людей заходит в мессенджер раз в день. Платить за них как за офисных менеджеров обидно, а исключить нельзя: рабочие чаты нужны и им. Фиксированная цена этот вопрос снимает.
Кто будет администратором? Если в компании нет ИТ-специалиста, вариант со своим сервером означает наём или подряд. Это отдельная строка бюджета, которой в сравнении тарифов обычно нет.
Год работы: чего ждать по месяцам
Расходы на мессенджер редко распределяются ровно, и планировать полезно с поправкой на это.
Первый месяц самый тяжёлый: настройка, перенос, обучение, ворчание. Денег он стоит не больше обычного, а времени - заметно.
Второй и третий - привыкание. Тут вылезают доплаты, если вы на поштучном тарифе: закончилось место, кому-то понадобились звонки, кто-то добавил внешних подрядчиков в чаты, и каждый гость тоже пользователь.
Дальше начинается спокойный период, где счёт растёт только вместе с наймом. Именно на этом отрезке видно разницу моделей: фиксированная подписка стоит столько же, поштучная - подрастает после каждого выхода нового человека.
Чего в расчёте нет, а стоило бы
Две вещи, которые в таблицы обычно не попадают, хотя стоят дороже подписки.
Первая - цена перехода. Перенос структуры каналов, обучение людей, две недели неразберихи. Считать её надо один раз, но считать. Как проходит переезд, мы описали по шагам.
Вторая - цена отсутствия системы. Пока рабочие чаты живут в личных аккаунтах, компания теряет историю при каждом увольнении. Одна потерянная клиентская история перекрывает годовую подписку, и такие истории случаются регулярно.
На что смотреть, кроме цены
Когда счёт посчитан, остаётся сравнить сами инструменты. Четыре вещи, которые дороже разницы в тарифе.
Где лежат данные. Свой сервер, российское облако или зарубежное - от этого зависит и 152-ФЗ, и спокойствие партнёров, которые спрашивают, где хранится переписка.
Что происходит при увольнении. Закрывается ли доступ одним действием, остаётся ли история у компании. Если история уходит вместе с человеком, вы платите за мессенджер, но не получаете главного.
Поиск. По сообщениям, по файлам, по дате. Переписка, в которой невозможно найти прошлогоднюю договорённость, работает как чат, а не как память компании.
Мобильное приложение. Половина команды живёт в телефоне. Если приложение неудобное, люди тихо вернутся в личные мессенджеры, и все расчёты потеряют смысл.
Как посчитать за десять минут
Выпишите четыре числа: сколько людей сейчас, сколько будет через год, ставка за пользователя из прайса, доплата за хранилище. Умножьте, сложите, сравните с фиксированной подпиской.
Дальше решение принимается само. Если ваш ответ в пользу фиксированной цены, у нас первый месяц с возвратом денег и отказ в любой месяц без штрафов - проверить можно на живой команде, а не на бумаге.
