Первый день как визитная карточка компании
Человек вышел на работу. Компьютер не готов, почту заводит бухгалтер, которая сегодня во второй половине дня, в рабочие чаты его добавят «когда Саша вернётся». К обеду новичок сидит и читает новости.
Ничего катастрофического не произошло. Но первое впечатление о том, как устроена компания, уже сложилось, и оно точное: здесь ничего не подготовлено заранее.
При нынешнем рынке труда это дороже, чем кажется. Безработица держится на исторически низком уровне, дефицит кадров сохраняется, и человек, который сомневается, вполне может не выйти на второй день - особенно если у него есть второй оффер.
Список, который закрывает первый день
Он должен существовать в письменном виде и быть одинаковым для всех. Не в голове у руководителя, а файлом, который открывают за день до выхода.
- Учётная запись и почта на домене компании. Не личная почта сотрудника, не общий ящик.
- Доступ к рабочему мессенджеру, добавление в нужные чаты - и только в нужные.
- Доступ к файлам и документам по должности. Не ко всему диску компании.
- Учётки в рабочих системах: CRM, склад, касса, что у вас используется.
- Оборудование: компьютер, телефон, ключи, пропуск.
- Где что лежит: база знаний, регламенты, инструкции по его задачам.
- Кто его наставник и к кому идти с вопросами.
Последние два пункта пропускают чаще всего, а они определяют, будет ли человек дёргать всю команду по мелочам первые две недели.
Кто это делает
Ответ «все понемногу» означает, что не делает никто.
В маленькой компании это обычно один человек - офис-менеджер, руководитель или тот, кто ведёт ИТ по совместительству. Важно не кто именно, а что он один и что он знает об этом заранее.
Триггер тоже нужен явный: не «Саша вышел, надо что-то сделать», а «принято решение о найме - запускается подготовка». Между этими двумя моментами обычно неделя, и её достаточно для всего.
Про то, кто вообще отвечает за ИТ в компании без айтишника, мы писали в статье «Айтишника нет: кто в маленькой компании отвечает за ИТ».
Доступы по ролям, а не «дайте всё»
Самая частая ошибка первого дня - выдать новичку то же, что у всех, чтобы не разбираться.
Через полгода в компании обнаруживается, что курьер видит финансовые документы, а стажёр может выгрузить всю клиентскую базу. Не потому что кто-то злоумышлял, а потому что в первый день было некогда.
Правильный подход требует один раз потратить час: составить набор доступов для каждой должности. Дальше первый день превращается в применение готового набора. Как это устроено, разбирали в статье «Кто что видит в рабочих чатах».
Отдельно про личные аккаунты. Если новичку говорят «добавь клиентов в свой телеграм», вы только что заложили будущую потерю клиентской истории. Почему так происходит и чем заканчивается - в статье «Аккаунт компании оформлен на сотрудника».
Тот же список работает в обратную сторону
Приятный побочный эффект: список выдачи - это и есть список изъятия.
Когда человек увольняется, вы открываете тот же файл и проходите по нему сверху вниз: закрыть почту, убрать из чатов, отозвать доступы, забрать оборудование. Без списка это делается по памяти, и через год выясняется, что у троих бывших сотрудников до сих пор живые учётки.
Подробный разбор закрытия доступов - в статье «Сотрудник уволился: как за час закрыть доступы».
Первый день - это ещё не адаптация
Стоит развести две вещи, которые часто путают.
Первый день - про доступы и оборудование. Это разовое действие, оно занимает час и полностью формализуется.
Адаптация - про то, как человек входит в работу: что читать, чему учиться, когда с него можно спрашивать. Это недели, и список тут другой. Про него мы писали отдельно: «План на 30/60/90 дней для новичка» и «Во сколько обходится адаптация новичка».
Хорошо сделанный первый день не заменяет адаптацию. Но плохо сделанный портит её начало: человек, который два дня ждал доступов, уже усвоил, что здесь можно не торопиться.
Что здесь даёт нормальный рабочий контур
Когда переписка компании живёт в корпоративном мессенджере, выдача и отзыв доступов - это несколько кликов, а не поход по личным аккаунтам с просьбой добавить и потом удалить.
У нас это 5 990 рублей в месяц, запуск за 5 дней, настройка входит в подписку - тарифы на странице услуг. Отдельная польза для новичка: вся история переписки по его направлению уже есть и доступна, ему не приходится спрашивать то, что обсуждали до него.
Что подготовить до выхода, а что в сам день
Полезно развести по времени, иначе всё сваливается на утро понедельника.
За неделю до выхода: завести учётную запись и почту, подготовить оборудование, собрать набор доступов по должности, предупредить команду, что человек выходит и чем будет заниматься.
За день: проверить, что всё работает. Именно проверить, а не считать, что должно. Половина проблем первого дня - это не «забыли сделать», а «сделали, но не включилось».
В первый день: выдать пароли, добавить в чаты, представить команде, показать, где что лежит, познакомить с наставником.
Через неделю: вернуться и спросить, чего не хватает. К этому моменту человек уже знает, каких доступов ему не дали, - и это лучший источник для уточнения вашего списка.
Что делать дальше
Напишите список из семи пунктов выше под свою компанию - это полчаса. Положите его туда, где его найдёт не только автор.
Дальше проверьте его на ближайшем новичке и на ближайшем увольнении. После двух прогонов он станет точным, и вопрос первого дня закроется навсегда - вместе с половиной вопросов последнего.
