Оговорка, с которой надо начать
Я не юрист, и эта статья не заменяет консультацию. Судебная практика по электронной переписке разная, многое зависит от обстоятельств конкретного спора и от того, что написано в вашем договоре.
Но есть практическая сторона, которая от юридических тонкостей не зависит: как вести переписку, чтобы в случае спора у вас вообще было что показать. Про это и поговорим.
Почему тема вообще возникла
Половина деловых договорённостей сейчас живёт в чатах. Согласовали правку по проекту - в телеграме. Подтвердили сроки поставки - в вотсапе. Обсудили условия - там же.
Пока всё хорошо, это удобно. Когда начинается спор, выясняется, что подтвердить нечем: скриншот легко подделать, аккаунт может быть чужим, а сама переписка - на телефоне у сотрудника, который уже уволился.
Про увольнения мы писали много - что остаётся компании, когда человек унёс переписку. Здесь тот же корень проблемы с другой стороны.
Что делает переписку убедительной
По общей логике - чем понятнее, кто, что и когда написал, тем лучше. На практике это складывается из нескольких вещей.
Понятно, кто участники. Аккаунт привязан к человеку или к организации, а не «какой-то номер». Корпоративная почта с доменом компании тут выигрывает у личного мессенджера с большим отрывом.
Есть дата и время. Не «мы обсуждали летом», а конкретика.
Содержание однозначное. «Ок» под длинным сообщением хуже, чем «Подтверждаю: 40 штук, до 15 сентября, по 1 200».
Переписка не отредактирована. Мессенджеры, где сообщения можно удалить или изменить у обеих сторон, создают понятную проблему.
Есть связь с договором. Если в договоре написано, что стороны обмениваются юридически значимыми сообщениями по таким-то адресам, переписка по этим адресам весит больше, чем случайный чат.
Последний пункт - самый практичный совет во всей статье. Один абзац в договоре меняет статус переписки сильнее, чем любые технические меры.
Что делать сегодня, без юриста
Четыре привычки, которые ничего не стоят.
Важное дублируйте письменно и полно. После телефонного разговора напишите: «Подтверждаю по итогам разговора: делаем то-то, срок такой-то, цена такая-то». Пусть вторая сторона ответит «да». Это занимает минуту и решает половину будущих споров.
Ведите деловую переписку с рабочих адресов. Не с личной почты и не из личного аккаунта. Даже если так привычнее.
Не соглашайтесь на «ок». Просите подтверждать по существу. Звучит занудно, работает.
Не удаляйте. Чистка чатов ради места - плохая идея. И не пользуйтесь исчезающими сообщениями в деловых вопросах, это очевидно, но встречается.
Не переносите разговор в голос на важном месте. Самая частая ошибка выглядит так: обсуждали в чате, дошли до спорного условия, созвонились, договорились, вернулись в чат уже с «ок, работаем». Именно то, что решалось голосом, потом и оспаривают. Одно сообщение с итогом разговора закрывает этот разрыв.
Отдельно про личные мессенджеры
Здесь три проблемы сразу, и все неприятные.
Аккаунт не ваш. Он принадлежит сотруднику. Уволился - переписка ушла с ним. Вы даже не сможете посмотреть, о чём договаривались.
Вы не контролируете хранение. Данные в чужом облаке, географию которого вы не выбираете. Для персональных данных клиентов это отдельный вопрос, мы писали.
Нет привязки к компании. Аккаунт «Сергей» с котиком на аватарке - слабая позиция в любом споре о том, кто и от чьего имени что обещал.
Добавьте сюда ограничения работы зарубежных мессенджеров - про них отдельно - и получится, что деловая переписка в личном аккаунте плоха по всем осям сразу.
Про сотрудников и их переписку
Смежный вопрос, который всегда всплывает: может ли компания читать рабочие чаты.
Коротко: рабочую переписку в корпоративной системе - при соблюдении условий, о которых сотрудник предупреждён. Личные аккаунты - нет. Подробнее разобрали здесь.
Для темы этой статьи важен вывод: чем чётче граница между рабочим и личным, тем меньше вопросов и в споре с контрагентом, и в споре с сотрудником.
Что даёт корпоративная система
Переписка в системе, которая принадлежит компании, решает несколько задач одновременно.
Аккаунты заводит и отключает компания - значит, участники идентифицированы, а при увольнении история остаётся у вас.
Данные лежат на вашем сервере в России - значит, вы контролируете хранение и не нарушаете требования к размещению персональных данных.
История не зависит от чужого телефона - значит, при споре есть что поднять.
Наш корпоративный мессенджер стоит 5 990 рублей в месяц: выделенный сервер, запуск за 5 дней, настройка, хостинг, обновления и поддержка в цене. Договор с юрлицом, закрывающие документы.
Оговорюсь честно: сам по себе мессенджер не превращает переписку в бесспорное доказательство. Он убирает три из четырёх слабых мест - принадлежность аккаунта, контроль над хранением и сохранность истории. Юридическую часть - формулировку в договоре о порядке обмена сообщениями - должен написать ваш юрист.
Короткий чек-лист
Есть ли в ваших договорах пункт о порядке электронного взаимодействия и указаны ли адреса. Если нет - самое дешёвое улучшение из возможных.
Ведётся ли деловая переписка с корпоративных адресов или с личных.
Останется ли у компании история, если ключевой менеджер уйдёт завтра.
Дублируете ли вы письменно то, о чём договорились голосом.
Четыре вопроса. Первый - к юристу, остальные три вы можете закрыть сами на этой неделе.
Обсудить, как перевести переписку в контур компании, - напишите нам.
