Расход, которого нет ни в одном отчёте
Зарплата видна. Аренда видна. Время, которое команда проводит в переписке, не видно нигде, хотя оплачивается из того же кармана.
При этом переписка - не потеря сама по себе. Часть её и есть работа: согласовать, уточнить, договориться. Вопрос в том, какая часть уходит на поиск, повторы и разбор того, что можно было не разбирать.
Эту часть можно посчитать. Не точно, но достаточно, чтобы принимать решения.
Из чего складываются потери
Пять источников, и они разные по природе.
Поиск информации. Найти файл, вспомнить, в каком чате обсуждали, поднять договорённость месячной давности. Самый большой и самый молчаливый расход.
Повторные объяснения. Один и тот же вопрос от разных людей. Обычно упирается в то, что ответа нет в письменном виде.
Переключение. Каждое сообщение выдёргивает человека из задачи. Возврат в контекст стоит нескольких минут, и в отчёте это нигде не отражается.
Чтение того, что вас не касается. Общий чат, где обсуждают чужую задачу, но читать приходится, чтобы не пропустить своё.
Голосовые и кружочки. Три минуты аудио, где текстом было бы десять секунд. Про цену этой привычки писали отдельно.
Как замерить за неделю
Точного инструмента не нужно, нужна дисциплина на пять дней.
Раздайте сотрудникам простую форму: в конце дня отметить, сколько примерно времени ушло на переписку, и отдельно - сколько на поиск чего-то в старых сообщениях.
Точность будет плохая. Порядок величины - нормальный, и он вас, скорее всего, удивит.
Дальше умножаете часы на стоимость часа сотрудника. Считать её просто: зарплата с налогами и взносами, делённая на количество рабочих часов в месяце.
Отдельно попросите записывать случаи, когда информацию не нашли и переспросили. Каждый такой случай - это двойной расход: время того, кто искал, и время того, кто отвечал.
Полезнее считать не общее время в переписке, а время на поиск. Первое - нормальная работа. Второе - чистая потеря, и её видно, как только начинаешь замерять.
Что показывает результат
Дальше цифры надо прочитать, и вот что обычно из них следует.
Много времени на поиск - проблема в структуре, а не в людях. Информация есть, но лежит там, где её не найти. Лечится каналами по темам, закреплёнными сообщениями и нормальным поиском по истории.
Много повторных объяснений - нужна база знаний, а не мессенджер. Когда один и тот же ответ выдаётся устно в десятый раз, это симптом отсутствия письменного источника.
Много переключений - проблема в культуре уведомлений. Всё срочное, всё с упоминанием всех.
Много чтения чужого - проблема в том, что чатов слишком мало. Один общий чат на компанию кажется удобным и стоит дороже всех остальных вариантов.
Что убирается, а что нет
Честная часть: свести переписку к нулю нельзя, и не надо.
Убирается: поиск, повторы, чтение чужого. Это техническая и организационная работа, и она даёт заметный результат.
Не убирается: обсуждения, согласования, уточнения. Это и есть работа команды, просто в текстовом виде.
Уменьшается, но не исчезает: переключения. Тут помогают договорённости про то, что срочно, а что нет.
Ориентир для решения простой. Если после замера выяснилось, что на поиск и повторы уходит заметная часть недели, значит, окупится почти любое наведение порядка. Если весь объём переписки - это живые обсуждения, то менять нечего, и вы просто убедились, что всё в порядке.
Куда обычно уходит найденное время
Отдельно стоит подумать, что вы будете делать с высвободившимися часами. Иначе они растворятся.
Разумный вариант - направить их в то, до чего не доходят руки: описать процессы, разобрать зависшие задачи, вернуться к старым клиентам.
Если этого не решить заранее, время уйдёт в ту же переписку, просто в другие чаты.
Где здесь мы
Корпоративный мессенджер стоит 5 990 рублей в месяц за компанию, а не за каждого человека. Установка и настройка входят в подписку, запуск занимает 5 дней от заявки, отказаться можно в любой месяц без штрафа.
Что он закрывает из списка выше: поиск по всей истории, файлы в одном месте, каналы по темам вместо общей ленты, права доступа. То есть первую и последнюю строки потерь.
Чего не закрывает: привычку писать голосовыми и культуру «всё срочно». Это договорённости, и никакая программа их не заменит.
Если у вас в компании больше десяти человек, посчитайте заодно, во что обходится оплата за пользователя - там арифметика отдельная.
Что делать дальше
Замерьте одну неделю. Не всю переписку, а только время на поиск информации - эту цифру проще собрать и она самая показательная.
Умножьте на стоимость часа и на сорок восемь недель. Полученная сумма и есть ваш бюджет на то, чтобы навести порядок.
