Как это получается
Никто не решает специально оформить активы компании на сотрудника. Это складывается само.
Нужно было срочно завести профиль на площадке - завёл менеджер, на свою почту. Рабочий номер для клиентов - взяли симку, оформили на того, кто был в офисе. Аккаунт для рассылок, кабинет рекламы, доступ к домену, канал в мессенджере - каждый раз это делал тот, кому было нужно прямо сейчас.
Через два года выясняется, что половина точек контакта с клиентами формально принадлежит людям, а не компании. Причём не всегда тем, кто ещё работает.
Пока все на месте, это не мешает. Проблема появляется ровно в момент ухода, и именно тогда решать её тяжелее всего.
Что именно теряется
По убыванию болезненности.
Рабочий номер. На него звонят и пишут клиенты, он на визитках, на сайте, в карточках на картах. Симка оформлена на человека - номер уходит с человеком. Восстановить нельзя: оператор работает с тем, на кого оформлено.
Почта, на которую всё зарегистрировано. Если это личный ящик сотрудника, то к нему привязаны восстановление паролей от всего остального. Уходит почта - уходит цепочка доступов.
Профили на площадках. Карточка компании, кабинет продавца, аккаунт с отзывами. Отзывы копились годами и не переносятся.
Доступ к домену. Отдельная беда, потому что без него сайт становится заложником. Про то, кому принадлежит ваш сайт, есть отдельный текст.
Клиентская переписка. Она уходит вместе с личным аккаунтом. Разбирали подробно.
Почему это опаснее, чем кажется
Тут дело не только в увольнении со скандалом. Есть сценарии тише и неприятнее.
Человек ушёл нормально и по-доброму, но через год сменил номер и удалил старую почту. Восстанавливать нечего.
Человек заболел или уехал надолго, и никто не может войти в кабинет, потому что код подтверждения приходит ему.
Человек остался, но отношения испортились, и теперь у него есть рычаг. Даже если он им не воспользуется, само наличие рычага - плохая конструкция.
И отдельный поворот: с точки зрения закона данные клиентов, лежащие в личном аккаунте сотрудника, всё равно ваши данные, и отвечаете за них вы. Про оборотные штрафы за утечку писали отдельно.
Хорошая проверка: представьте, что завтра любой один сотрудник перестал выходить на связь. Что перестанет работать? Всё, что попало в этот список, оформлено не на того.
Что переоформить и в каком порядке
Не пытайтесь сделать всё сразу - завязнете. Порядок по важности.
Первое: домен и хостинг. На юрлицо или на собственника. Это фундамент, без него остальное неважно.
Второе: рабочие номера. Оформить на компанию через корпоративный тариф. Заодно решается вопрос переадресации при уходе человека.
Третье: почта. Завести корпоративные ящики на своём домене и перепривязать к ним всё, что зарегистрировано на личные адреса. Работа нудная, делается один раз.
Четвёртое: кабинеты и профили. Владельцем делается компания или собственник, сотрудники добавляются как пользователи с правами.
Пятое: переписка с клиентами. Перевести в рабочее пространство, где доступ управляется компанией.
Как не создавать это заново
Одного разбора мало - через год всё повторится, если не поменять привычку.
Простое правило: любой новый сервис регистрируется на корпоративную почту, к которой доступ есть у собственника. Всегда, без исключений на «мне срочно».
Второе: ведите список. Одна таблица - сервис, на кого оформлен, кто пользуется. Это часть карты данных компании, и заполняется она заодно.
Третье: при найме сразу выдавайте рабочие доступы, а не разрешайте использовать личные. Человеку так тоже удобнее - его личное остаётся личным.
И четвёртое: при увольнении проходите по списку. Как закрыть доступы за час - отдельный текст, но без списка этот час превращается в неделю.
Разговор с сотрудником
Переоформление часто буксует, потому что неловко: выглядит как недоверие.
Помогает объяснить причину честно. Речь не про подозрения, а про то, что бизнес не должен зависеть от одного телефона. Если человек заболеет, компания не должна вставать - это и в его интересах тоже.
Большинство относится нормально. Сопротивление обычно означает, что человек воспринимает клиентскую базу как свою, и вот это уже отдельный разговор, который лучше провести сейчас, а не при увольнении.
Где здесь мы
Корпоративный мессенджер - 5 990 рублей в месяц за компанию. Установка и настройка входят в подписку, запуск за 5 дней от заявки.
Он закрывает одну строку из списка: переписку. Пространство принадлежит компании, люди в нём - участники, доступ выдаёт и отзывает администратор. Уходит человек - переписка и файлы остаются.
Номера, домены и кабинеты на площадках остаются вашей работой, и её всё равно придётся сделать руками. Домен, кстати, мы регистрируем на клиента - именно по причинам, описанным выше.
Что делать дальше
Выпишите пять сервисов, которыми компания пользуется каждый день, и проверьте по каждому, на кого он оформлен и на какую почту.
Если хоть один окажется на личном адресе сотрудника - вы нашли то, что стоит переоформить на этой неделе.
