Как это выглядит обычно
Специального человека нет. Сайтом занимается тот, кто его когда-то заказывал. Почтой - бухгалтер, потому что она первая её настраивала. Доступами - никто.
Пока ничего не ломается, схема работает. Ломается редко, поэтому вопрос не поднимается годами.
Проблема вылезает в двух ситуациях. Первая: что-то сломалось, и непонятно, кто чинит. Вторая: человек, который «этим занимался», уволился, и выясняется, что доступы были только у него.
Обе ситуации предсказуемы. Обе решаются заранее и почти бесплатно.
Что должно быть закреплено
Не «должность системного администратора», а зоны ответственности. Их немного.
Доступы. Кто знает, где что зарегистрировано, на кого оформлено и как войти. Это самая важная зона, и она не требует технических знаний - требует списка. Что бывает, когда аккаунты оформлены на сотрудника.
Сайт. Кто отвечает за то, что он работает, кто вносит правки, к кому обращаться при проблемах.
Переписка и файлы. Кто выдаёт доступы новым сотрудникам и отзывает у ушедших. Как закрыть доступы за час.
Данные. Где что хранится, что резервируется. Карта данных компании - основной документ этой зоны.
Оплаты. Кто следит за продлениями и не даёт домену протухнуть.
Пять зон. У каждой должен быть человек с именем, а не «ну, мы все».
Кто это может быть
Реалистичные варианты для компании без ИТ-специалиста.
Собственник. Работает на малых объёмах, но плохо масштабируется: ваш час стоит дороже, чем кажется. Разумно оставить за собой доступы и оплаты, остальное отдать.
Один из сотрудников как дополнительная роль. Часто это офис-менеджер или тот, кто просто лучше остальных разбирается. Работает при условии, что роль признана: время выделено, задача записана, за неё что-то доплачивается.
Подрядчик на поддержке. Внешний человек или компания. Сравнение с подпиской - отдельная тема.
Поставщик услуги. Когда сайт, почта и мессенджер работают по подписке, техническая часть уже входит в цену, и отвечать за неё не нужно никому внутри.
Обычно правильная схема смешанная: доступы и оплаты за собственником, техника у поставщиков, повседневные мелочи у сотрудника с признанной ролью.
Самая опасная конструкция - когда за ИТ отвечает человек, который об этом не знает. Он не следит за продлениями, не ведёт список доступов и искренне удивится, когда с него спросят.
Чего нельзя оставлять никому
Три вещи, которые собственник не должен выпускать из рук ни при какой схеме.
Домен. Регистрируется на компанию или на вас лично, доступ к личному кабинету у вас. Это фундамент: без домена всё остальное становится заложником.
Главная почта. Ящик, к которому привязано восстановление паролей от остального. Доступ к нему должен быть у вас, даже если пользуется им кто-то другой.
Список доступов. Один файл, который вы можете открыть в любой момент.
Всё остальное делегируется. Эти три - нет.
Что делать при сбое
Отдельный сценарий, который стоит прописать до того, как он понадобится.
Заведите одну страницу с ответами: сайт не работает - звонить туда-то; почта не приходит - туда-то; не заходит в мессенджер - к тому-то. С телефонами и договорами.
Держите её там, где она доступна без интернета и без входа в систему, которая как раз и сломалась. Распечатка в ящике стола - не шутка.
И заранее решите, что считается аварией, а что подождёт до понедельника. Кто чинит в выходной и за чей счёт - вопрос, который лучше выяснить при подписании договора, а не в пятницу вечером.
Сколько это стоит
Практическая часть. Отдельный ИТ-специалист в штате небольшой компании обычно не окупается: работы на несколько часов в неделю, а платить надо за полную занятость.
Поэтому реальный выбор между подрядчиком на поддержке и решениями, где техническая часть входит в подписку.
Считать надо и деньги, и время реакции. Частник, который отвечает через сутки, дешевле и дороже одновременно. Как сравнивать такие предложения.
Где здесь мы
У нас хостинг, SSL, бэкапы, обновления и поддержка входят в ежемесячную цену - отдельных счетов нет. Сайт для сферы услуг - 2 990 в месяц, мессенджер - 5 990, магазин - 7 990, база знаний - 9 990, МариИИ - 19 990. Установка и настройка - 0 рублей. Запуск за 5 дней от заявки. Домен регистрируется на клиента.
Смысл для этой темы: техническая зона ответственности переходит к нам, и внутри компании её закреплять не нужно.
Что остаётся у вас в любом случае: доступы, оплаты, решения о том, кто что видит, и содержание - тексты, цены, документы. Это не делегируется никому, и мы за это не беремся.
Что делать дальше
Выпишите пять зон из списка выше и напротив каждой поставьте имя. Не должность - имя конкретного человека.
Если хоть напротив одной окажется прочерк или знак вопроса, вы нашли то, что сломается первым.
