Сколько посторонних видят вашу базу
Посчитайте, кто за пределами штата имеет доступ к данным ваших клиентов. Обычно набирается больше, чем ожидалось.
Маркетолог, которому дали доступ к заявкам, чтобы считать конверсию. Бухгалтер на аутсорсе с базой контрагентов и данными сотрудников. Агентство, которое ведёт рекламу и выгружает аудитории. Разработчик сайта, у которого остался админский доступ с прошлого года. Курьерская служба, которой вы передаёте адреса и телефоны.
Каждый из них - отдельный человек в отдельной компании, работающий на своём ноутбуке. И перед законом за их аккуратность отвечаете вы, потому что данные собирали вы.
Почему это ваша ответственность, а не их
Логика простая: клиент доверил данные вам. Если вы кому-то их передали, вы должны были обеспечить, чтобы с ними обращались как положено.
На практике это значит, что при утечке у подрядчика разбираться будут с вами. И объяснение «это агентство виновато» не переносит ответственность автоматически - оно только показывает, что вы отдали данные, не оформив передачу.
Цена вопроса выросла: за повторные утечки штрафы теперь считаются от оборота компании, подробности мы разбирали в статье «Оборотные штрафы за утечку данных».
Что оформляется на бумаге
Здесь начинается зона юриста, и мы обозначим только контур, чтобы вы понимали, о чём просить.
Передача данных подрядчику оформляется отдельно - это не сводится к строчке в договоре об оказании услуг. В документах должно быть видно, какие данные передаются, для чего, что подрядчику разрешено с ними делать и что он обязан обеспечить со своей стороны.
Отдельно проговаривается, что происходит после окончания работ: подрядчик удаляет копии или возвращает их. Без этого пункта у бывшего маркетингового агентства через два года всё ещё лежит выгрузка вашей базы, и это нормальная ситуация с их точки зрения.
Формулировки берите у юриста. Шаблон из интернета в этой теме - типичный источник проблем, потому что он написан под чужую схему работы.
Что делается руками, без юриста
А вот техническая часть - целиком ваша, и она закрывает большую долю риска.
- Давайте доступ к тому, что нужно для работы, а не ко всему сразу. Маркетологу нужны цифры по заявкам, а не переписка с именами и телефонами.
- Заводите отдельный аккаунт на подрядчика. Не «дайте пароль от общего», а свой вход, который видно и который можно закрыть одним движением.
- Выдавайте доступ на срок работы, а не навсегда. Проект кончился - доступ закрыт в тот же день.
- Ведите список: кто, к чему, с какого числа. Без списка вы не сможете отозвать доступы, потому что не вспомните, кому их давали.
- Проверяйте список раз в квартал. Там всегда обнаруживается кто-то, о ком забыли.
Раздача прав по ролям - основа всего этого, и она же решает половину внутренних проблем: разбор в статье «Кто что видит в рабочих чатах».
Отдельно про общие пароли
Самая частая практика в малом бизнесе и самая неприятная.
Один аккаунт на всех, пароль в закреплённом сообщении, им пользуются два сотрудника и подрядчик. При таком устройстве вы не знаете, кто что скачал, не можете закрыть доступ одному человеку и не отличите свою активность от чужой.
Первый шаг тут даже не в безопасности, а в управляемости: пока доступы общие, вы не управляете ими вообще. Как выглядит нормальное закрытие доступов при расставании, описано в статье «Сотрудник уволился: как за час закрыть доступы» - с подрядчиком порядок ровно тот же.
Чужие сервисы, о которых вы не думали
Подрядчик - это не только человек. Это ещё и инструменты, которыми он пользуется, работая с вашими данными.
Агентство заливает вашу клиентскую базу в свой сервис рассылок. Бухгалтер держит копию в облачной таблице. Разработчик выгружает базу на свой ноутбук, чтобы отладить импорт, и она остаётся там навсегда.
Спрашивать про это неловко, но нужно: где будут лежать данные и в каком сервисе вы работаете. Если ответ - зарубежное облако, это отдельный разговор, и мы его разбирали в статье «152-ФЗ и рабочая переписка».
Как это устроено у нас
Внешним людям доступ выдаётся отдельным аккаунтом и в те чаты, куда вы его пустили, а не во всю переписку компании. Закрывается так же - одним действием. Корпоративный мессенджер стоит 5 990 рублей в месяц, запуск за 5 дней, настройка входит в подписку - тарифы на странице услуг.
Как пускать клиентов и подрядчиков в рабочие чаты, не открывая им компанию целиком, разбирали в статье «Внешние чаты».
Что спросить у подрядчика до начала работ
Три вопроса, которые стоит задать на берегу. Они звучат занудно, зато потом не приходится выяснять это в неудачный момент.
Кто конкретно у вас будет работать с нашими данными. У агентства это может быть один аккаунт-менеджер, а может быть пять человек и стажёр. Вам нужен масштаб, а не имена.
В каких сервисах вы работаете и где они хранят данные. Ответ «в наших внутренних системах» - это не ответ, попросите назвать.
Что происходит с копиями после окончания работ. Хороший подрядчик отвечает на этот вопрос спокойно и сразу, потому что у него есть процедура. Плохой удивляется самому вопросу.
Реакция на эти вопросы говорит не меньше, чем ответы. Подрядчик, которого они раздражают, скорее всего, никогда о них не думал.
Что делать дальше
Выпишите список всех, у кого сейчас есть доступ к данным ваших клиентов, включая бывших подрядчиков. Это займёт полчаса и почти наверняка вас удивит.
Дальше закройте то, что уже не нужно, - это делается сегодня и бесплатно. А с оставшимся списком идите к юристу оформлять передачу: разговор будет коротким, потому что вы придёте с фактами, а не с вопросом.
