Почему сравнение по функциям бесполезно
Открываете два сайта, смотрите списки возможностей. Чаты есть у всех, файлы есть у всех, звонки есть у всех, поиск есть у всех.
Выбор по такому списку невозможен: он везде одинаковый. А вещи, которые потом определяют, удобно вам или нет, в списках не пишут.
Поэтому разговор с поставщиком полезнее сайта. Ниже вопросы, которые стоит задать и получить ответ письменно - в переписке или в договоре, а не голосом на созвоне.
Про данные
Где физически находятся серверы? Ответ должен быть конкретным, а не «в защищённом дата-центре». Для российской компании с клиентскими данными это не любопытство, а требование закона.
Кто имеет доступ к содержимому переписки со стороны поставщика? Технически такой доступ обычно есть. Вопрос в том, регламентирован ли он.
Что происходит с данными при расторжении? Сколько хранятся, когда удаляются, можно ли получить подтверждение удаления.
Можно ли выгрузить всю переписку и файлы? Ключевой вопрос, и ответ «конечно» недостаточен. Уточните формат и сколько это занимает. Выгрузка, которую невозможно прочитать, равносильна её отсутствию.
Про деньги
Цена за компанию или за пользователя? Разница становится решающей при росте. На сорока сотрудниках оплата за каждого превращается в отдельную статью бюджета - считали в отдельном тексте.
Что входит в цену, а что оплачивается отдельно? Хранилище, звонки, интеграции, поддержка, обновления.
Как меняется цена при добавлении людей посреди месяца? И что происходит, когда человек уходит.
Что будет с ценой через год? Российские лицензии за последние два года дорожали, и это отдельная тема. Спросите прямо, как поставщик пересматривает цены и предупреждает ли заранее.
Про работу
Как выглядит переезд? Кто переносит историю, сколько занимает, работает ли компания в это время. Про буксующий переезд есть отдельный текст.
Как раздаются права доступа? Может ли администратор ограничить, кто что видит, и отозвать доступ за минуту.
Что происходит при сбое и какое время реакции? И кто отвечает - конкретный человек или общая почта.
Можно ли подключить внешних - клиентов и подрядчиков - не открывая им всю компанию? Разбирали отдельно.
Самый показательный вопрос из списка - про выгрузку. По тому, как охотно на него отвечают, видно, рассчитывает поставщик удерживать вас качеством или тем, что уйти будет тяжело.
Как читать ответы
Несколько признаков, которые говорят больше содержания.
Отказ отвечать письменно. Всё важное проговаривается голосом и не фиксируется - плохой знак независимо от того, что именно сказали.
Ответ «это есть в тарифе» без деталей. Уточняйте до конкретики, иначе выяснится при первом же обращении.
Обещание перенести всё за день без вашего участия. Переезд всегда требует участия вашей стороны хотя бы в согласовании структуры. Обещание обратного означает, что деталей не продумали.
Нежелание называть срок реакции на сбой. Значит, его нет.
Слишком низкая цена относительно остальных. Обычно означает, что часть вещей оплачивается отдельно, и это выяснится позже.
Про своё железо
Отдельная ветка вопросов, если рассматриваете размещение на собственном сервере.
Спросите, что требуется по железу, кто обновляет систему, что происходит при поломке сервера и кто отвечает за резервные копии. И честно посчитайте, есть ли у вас человек, который будет всем этим заниматься.
Своё железо даёт контроль и добавляет работы. Сравнение вариантов есть отдельно.
Вопрос, который задают редко
И последний, самый неудобный: сколько лет поставщик на рынке и что будет, если он закроется.
Для сервиса, где лежит вся переписка компании, это не праздный вопрос. Ответ на него не должен быть гарантией - её никто не даст. Но реакция на вопрос показательна, а следствие из него практическое: возможность выгрузки должна быть у вас всегда, а не только на бумаге.
Где здесь мы
Раз уж речь про вопросы к поставщику, отвечу за себя, чтобы можно было сравнивать.
Корпоративный мессенджер - 5 990 рублей в месяц за компанию, а не за пользователя. Установка и настройка - 0 рублей, входят в подписку. Хостинг, обновления и поддержка тоже в цене, отдельных счетов нет. Запуск за 5 дней от заявки. Данные на серверах в России по 152-ФЗ. Договор с юрлицом, безнал, закрывающие документы. При оплате за год скидка 15%. Состав можно менять в любой месяц, отказ не штрафуется. Первый месяц без риска: не подошло - вернём деньги.
Честная граница: мы молодая компания, сейчас у нас пять работающих проектов у клиентов. Если для вас критично, чтобы у поставщика была длинная история, это аргумент не в нашу пользу, и лучше знать об этом до разговора, а не после.
Что делать дальше
Отправьте эти вопросы в переписке двум-трём поставщикам одним списком. Скорость и полнота ответов расставят их по местам ещё до сравнения цен.
Ответы сохраните. Через год, когда что-то пойдёт не так, эта переписка окажется полезнее договора.
