Почему про это спрашивают в последний момент
Обычный порядок: сделали сайт, наполнили каталог, подключили оплату - и тут выясняется, что к оплате прилагается чек, а к чеку касса.
Вопрос всплывает поздно, потому что кажется техническим. На деле он организационный: касса, эквайринг и учёт связаны между собой, и разбираться в них лучше до того, как принят первый платёж.
Ниже - карта того, что нужно понимать. Без подмены бухгалтера: конкретика по вашей ситуации решается с ним.
Из чего состоит приём оплаты
Три разные вещи, которые часто путают.
Эквайринг - то, через что деньги приходят от покупателя. Платёжный сервис или банк. За это берётся процент с каждой операции.
Касса - то, что формирует и передаёт чек в налоговую. Для интернет-магазина обычно облачная, физическое устройство не нужно.
Учёт - то, где вы фиксируете продажу у себя.
Первое и второе связаны, но это не одно и то же. Подключить приём платежей и забыть про чек - типичная ошибка первого месяца.
Когда чек нужен
Общее правило: при расчётах с физическими лицами чек нужен, и при оплате на сайте он должен уйти покупателю в электронном виде.
Дальше начинаются частности, которых много: расчёты с юрлицами по безналу, самозанятые, отдельные категории деятельности, предоплата и постоплата - у каждой ситуации свои правила и сроки.
Именно поэтому единственный честный совет здесь - разобрать вашу конкретную схему с бухгалтером до запуска. Список вопросов, с которым к нему идти:
- нужна ли касса при моей форме и системе налогообложения;
- кто пробивает чек, если оплата идёт через платёжный сервис;
- что с чеком при предоплате и при доставке наложенным платежом;
- как быть при возврате;
- что с чеком, когда покупатель - юрлицо.
Полчаса такого разговора экономят месяцы разбирательств.
Приём платежей на сайте - это не кнопка. Это связка эквайринга, кассы и учёта, где каждая часть настраивается отдельно. Разбираться в ней надо до первого заказа, а не после письма из налоговой.
Оговорка
Мы не бухгалтеры и не налоговые консультанты. Требования к кассам и чекам детальны, зависят от вида деятельности и меняются.
Всё, что здесь есть, - карта вопросов, которые надо задать, а не ответы на них. За ответами - к бухгалтеру.
Что можно проверить самому
Несколько вещей не требуют специалиста.
Уходит ли чек покупателю. Сделайте тестовый заказ и оплатите его сами. Чек должен прийти на почту или телефон. Если не пришёл - настройка не закончена.
Верны ли данные в чеке. Наименование товара, количество, сумма, ставка. Наименование должно быть понятным, а не артикулом из базы.
Что видит покупатель при оплате. Переход на оплату не должен выглядеть подозрительно: незнакомый домен без объяснений отпугивает.
Работает ли всё с телефона. Большая часть оплат делается там.
Эти четыре проверки занимают полчаса и ловят большую часть проблем.
Что связано с этим ещё
Приём оплаты тянет за собой несколько соседних вещей.
Персональные данные покупателя. Раз вы собираете имя, телефон и адрес - это обработка данных со всеми требованиями. Что должно быть у формы на сайте и нужно ли уведомлять Роскомнадзор - отдельные темы.
Обязательная информация о товаре. Требования к тому, что магазин показывает до покупки, ужесточались. Разбирали отдельно.
Возвраты. Порядок нужно описать заранее, а не придумывать при первом обращении. Про оформление возврата.
Маркировка, если товар маркируемый. Что должен уметь магазин по «Честному знаку».
Где здесь мы
Интернет-магазин под ключ - 7 990 рублей в месяц. Установка и настройка входят в подписку, хостинг, SSL, бэкапы, обновления и поддержка в той же цене. Запуск занимает 5 дней от заявки, домен регистрируется на клиента. Договор с юрлицом, безнал, закрывающие документы.
Что делаем мы: подключаем приём оплаты на сайте и настраиваем передачу данных о заказе в вашу кассу.
Чего не делаем и не берёмся: не подбираем вам систему налогообложения, не отвечаем за корректность чеков с точки зрения налогового учёта и не заменяем бухгалтера. Договор на кассу вы заключаете сами, и решение, какая схема вам подходит, принимается с вашим бухгалтером.
Разделять это честнее, чем обещать «всё под ключ», а потом объяснять, что налоговая часть не наша.
Что делать дальше
До запуска приёма платежей запишитесь к бухгалтеру с пятью вопросами из списка выше.
А после запуска сделайте тестовый заказ и оплатите его своей картой. Чек, который придёт вам на почту, - самая надёжная проверка из всех возможных.
