Как накапливается
Ни одна подписка не покупается зря. Каждая решала конкретную задачу в конкретный момент.
Потом задача ушла, сервис остался. Потом попробовали второй инструмент, а первый не отключили. Потом сотрудник, который пользовался третьим, уволился.
Через три года набирается десяток списаний. По отдельности мелкие, в сумме заметные. И главное - никто не может сказать, что из этого используется.
Это не про жадность. Это про то, что подписки списываются автоматически и не требуют решения. Расход, который не приходится подтверждать, становится невидимым.
Как провести ревизию
Час работы, делается раз в год.
Выпишите все списания. Из выписки по счёту за три месяца, а не по памяти. По памяти вы вспомните половину.
По каждому ответьте на три вопроса. Кто пользуется - поимённо. Как часто. Что сломается, если отключить.
Разложите на четыре кучки. Нужное и используется. Нужное, но используется одним человеком. Дублирует то, что уже есть. Не используется вообще.
Третья и четвёртая кучки отключаются сразу. Вторая - предмет разговора: возможно, задачу можно закрыть иначе.
Отдельно проверьте, на кого оформлены подписки. Часть окажется на личных картах сотрудников, а это отдельная проблема.
Где обычно дублирование
Типичные пересечения в небольшой компании.
Хранилища файлов. Два-три облака одновременно, в каждом часть документов. Мало того что платите дважды, так ещё и файлы разбросаны.
Мессенджеры. Один для команды, второй для клиентов, третий остался с прошлого раза.
Таск-трекеры. Купили новый, старый не отключили, часть задач осталась там.
Конструкторы и хостинги. Старый сайт где-то живёт и оплачивается, хотя давно не используется.
Аналитика и счётчики. Три системы, ни в одну никто не заходит.
Дублирование стоит не только денег. Оно стоит внимания: когда одна и та же информация в двух местах, надо помнить, где актуальная.
Считайте не месячную стоимость подписки, а годовую. Сервис за 900 рублей в месяц - это почти 11 тысяч в год. Десяток таких - сумма, за которую можно решить что-то заметное.
Что оставить
Разумный минимум для небольшой компании выглядит примерно так.
Одно место для переписки и файлов. Одно место для учёта клиентов и заказов - или таблица, если объёмы это позволяют. Сайт. Бухгалтерия. Всё остальное - по обоснованию.
Обоснование простое: назовите задачу, которую сервис решает, и что будет, если её не решать. Если формулировка получается расплывчатой, сервис в списке случайно.
И правило на будущее: новая подписка заводится с ответом на вопрос, какую из старых она заменяет. Не всегда заменяет, но вопрос стоит задавать.
Скрытая часть расходов
Помимо денег есть две вещи, которые редко считают.
Время на поддержание. Каждый сервис требует внимания: обновления, настройки, разбирательства. Умножьте на количество - получится заметная часть чьей-то недели.
Данные в чужих системах. Каждая подписка - это ещё одно место, где лежат ваши данные. Про карту данных писали отдельно, и чем больше сервисов, тем длиннее эта карта и тем сложнее её контролировать.
Плюс отдельно: часть сервисов зарубежные, и там встаёт вопрос, где физически хранятся данные ваших клиентов.
Чего не надо делать
Два перекоса при ревизии.
Не режьте всё подряд. Экономия в пять тысяч, из-за которой встала работа, - не экономия. Отключайте по одному и смотрите неделю.
Не отключайте то, за что уже заплачено за год. Дождитесь окончания оплаченного периода, а потом не продлевайте. Иначе вы платите за отказ.
И проверьте, что при отключении данные можно забрать. Выгрузку лучше сделать до, а не после.
Где здесь мы
Мы тоже подписка, и в этом расчёте участвуем на общих основаниях. Цены на месяц: сайт - 2 990, мессенджер - 5 990, магазин - 7 990, база знаний - 9 990, МариИИ - 19 990.
Что стоит учесть при сравнении: хостинг, SSL, бэкапы, обновления и поддержка входят в эту цену, отдельных счетов нет. То есть одна строка в выписке вместо нескольких - для ревизии это удобнее, чем кажется.
Состав можно менять в любой месяц, отказ не штрафуется. Мессенджер считается за компанию, а не за пользователя.
Если после ревизии окажется, что мы вам не нужны, - это правильный результат ревизии, а не её ошибка.
Что делать дальше
Откройте выписку по счёту за последние три месяца и выпишите все регулярные списания в столбик.
Список почти наверняка окажется длиннее, чем вы ожидали. С двух-трёх нижних строк и начните.
