Почему это обычно не считают
В небольшой компании ИТ-расходы редко собраны в одном месте. Хостинг оплачивает бухгалтер, подписку на сервис - руководитель отдела с корпоративной карты, домен продлевается автоматически с личной карты директора, а разработчику платят по факту работ.
В итоге на вопрос «сколько мы тратим на ИТ» никто не может ответить, а внезапные счета воспринимаются как форс-мажор, хотя они были предсказуемы.
Разберём, из чего собирается нормальный годовой бюджет.
Четыре группы расходов
Удобно раскладывать именно так - по типу поведения, а не по назначению.
Постоянные подписки. Платятся каждый месяц независимо ни от чего. Сайт, мессенджер, учёт, почта, хранилище, CRM. Самая предсказуемая часть.
Расходы, зависящие от объёма. Растут вместе с числом сотрудников, заказов или оборота. Лицензии за пользователя, комиссии, оплата за трафик.
Разовые работы. Доработки, интеграции, переносы, дизайн. Самая непредсказуемая статья.
Обязательные ежегодные. Домен, сертификаты, продление лицензий. Забываются чаще всего, потому что случаются раз в год.
Ошибка большинства бюджетов - учесть первую группу и забыть остальные три.
Что забывают почти всегда
Пройдитесь по списку и проверьте себя.
- Домен. Небольшая сумма раз в год, но её отсутствие означает потерю адреса.
- Мелкие подписки. Пять сервисов по 300–500 рублей - это несколько тысяч в месяц.
- Оплата с личных карт. Классика: директор платит за что-то со своей карты, и в бюджете этого нет.
- Правки и доработки. Если они не входят в подписку, за год набегает заметная сумма. Про эту статью писали в тексте про скрытые расходы своего сайта.
- Время своих сотрудников. Если кто-то в компании тратит день в неделю на «поддержку сайта», это тоже расход.
- Рост цен. Закладывать индексацию обязательно: лицензии дорожают, про это в тексте российский софт подорожал.
- Резерв на аварию. Взлом, потеря данных, срочное восстановление.
Последний пункт особенно неприятен тем, что реализуется редко, но сразу на крупную сумму.
Бюджет без резерва - это не бюджет, а список ожиданий. Резерв в 10–15% от годовой суммы делает его планом.
Как собрать за один вечер
Практический порядок.
Шаг 1. Выписки за три месяца. Пройдите по всем счетам и картам и выпишите все регулярные списания, связанные с ИТ. Не по памяти - по выпискам. Так находится то, о чём забыли.
Шаг 2. Умножьте на четыре. Получите годовую базу по постоянным расходам.
Шаг 3. Добавьте ежегодные. Домены, сертификаты, продления.
Шаг 4. Посчитайте разовые за прошлый год. Сколько ушло на доработки, переносы и аварии. Обычно эта цифра удивляет.
Шаг 5. Заложите рост. Индексацию цен и рост от увеличения команды или оборота.
Шаг 6. Добавьте резерв.
Всё. Цифра будет грубой, но она будет - а это принципиально лучше, чем её отсутствие.
Что делать с получившейся суммой
Дальше начинается полезная часть.
Сравните с оборотом. Доля ИТ в расходах даёт понимание, много это или мало для вашего бизнеса.
Найдите самые дорогие строки и проверьте, что они действительно нужны. Методика ревизии - в тексте где резать ИТ-расходы.
Посмотрите на структуру. Если большая часть бюджета - непредсказуемые разовые работы, это плохой признак: планировать такой бюджет нельзя. Перевод части расходов в фиксированные подписки делает год предсказуемым.
Проверьте, за что вы платите дважды. Например, подписка с поддержкой внутри плюс отдельный договор с подрядчиком на правки.
Про предсказуемость
Это, пожалуй, главное, ради чего бюджет вообще составляется.
Разница между двумя компаниями с одинаковой суммой расходов может быть колоссальной. У одной это двенадцать одинаковых платежей, у другой - три платежа и два внезапных счёта на крупные суммы в неудачный момент.
Наши тарифы устроены по первому варианту, и я назову это как аргумент. Сайт для сферы услуг - 2 990 рублей в месяц, корпоративный мессенджер - 5 990, интернет-магазин - 7 990, база знаний - 9 990, МариИИ - 19 990.
Хостинг, SSL, бэкапы, обновления, поддержка и правки входят в эти суммы. Установка и настройка - 0 рублей. Отдельных счетов нет, а значит, годовой бюджет по этой строке считается умножением на двенадцать. При оплате за год скидка 15%, и состав можно менять в любой месяц - отказ от подписки не штрафуется.
Про то, из чего складывается сама цена, писали отдельно, а про то, как подписка проходит через бухгалтерию, - в другом тексте.
Чего бюджет не решает
Честная оговорка. Составленный бюджет не делает расходы меньше и не защищает от аварий.
Он делает две вещи: показывает реальную картину и превращает неожиданности в запланированные события. Этого достаточно, чтобы не принимать решения в панике, когда пришёл счёт.
Кто должен вести эту таблицу
Практический вопрос, от которого зависит, останется ли бюджет живым документом.
В небольшой компании это обычно директор или бухгалтер. Хуже всего вариант «никто»: тогда таблица составляется один раз, устаревает за квартал и больше не открывается.
Минимальная процедура, которая держит её в актуальном состоянии: любая новая подписка вносится в таблицу в момент оформления, а не потом. Одна строка, тридцать секунд.
Второе правило: подписки оформляются с корпоративных реквизитов, а не с личных карт сотрудников. Иначе половина расходов будет невидимой независимо от того, кто ведёт учёт.
Третье: раз в квартал кто-то один проходит по списку и отмечает, что используется. Это полчаса, и обычно там же находится строка, которую можно закрыть.
Про то, как подписки проходят через бухгалтерию и что нужно для документов, писали отдельно.
Что делать дальше
Начните с первого шага: откройте выписки за три месяца и выпишите все ИТ-списания. Даже эта часть работы обычно приносит открытие - обычно про подписку, которой никто не пользуется уже полгода.
